الامانة العامة

الأمانة العامة والوحدات الفرعية

    تتولى الأمانة العامة التي يرأسها فضيلة مدير مركز بحوث ودراسات المدينة المنورة وتتولى إقامة فعاليات المناسبة تنفيذاً أو إشرافياً وتنسيقاً وتتبعها الوحدات الفرعية ويكون رؤساء الوحدات أعضاء في الأمانة العامة إضافة إلى مدير الشئون العلمية بالمركز وثلاثة أعضاء آخرين يختارهم الأمين العام، ولها سكرتارية خاصة، وتتصل الأمانة العامة مباشرة بسمو رئيس اللجنة العليا للمناسبة وهي المسئولة الأولى عن إقامة الفعاليات والإشراف عليها ولها حق التعاون مع أي مؤسسه أو قطاع حكومي أو غير حكومي ترى أن في التعاون معه يسهم في نجاح الفعاليات بعد أخذ موافقة سمو رئيس اللجنة العليا. ومن مهامها الإعداد لحفل الافتتاح وتنظيمه والإشراف على فعالياته بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة وتولي الجانب الإعلامي مع إعداد الجدول العام للفعاليات والإشراف على تنفيذه.

 

الوحدات الفرعية:

اولاً: وحدة البرامج والفعاليات :

المهـام:

  • الإشراف على المقر الرئيس للاحتفال بالمناسبة.
  • تنسيق وجدولة البرامج والفعاليات.
  • متابعة الفعاليات من حيث مواعيدها وأماكن إقامتها.
  • الاتصال بالجهات المشاركة ومتابعة فعالياتها.
  • إصدار جدول أسبوعي محدث بالفعاليات وتزويد اللجنة المختصة بالأمانة به لنشره إلكترونياً وورقياً.

 

ثانياً: وحدة الإعلام والتوثيق :

المهـام:

  • صياغة الخطة الإعلامية للمناسبة.
  • القيام بأعمال التغطية الإعلامية والتصوير الفوتوغرافي.
  • التنسيق مع الوسائل الإعلامية المقروءة والمرئية لتغطية فعاليات المناسبة.
  • إعداد وتجهيز المواد الإعلامية عن المناسبة وتوزيعها على أجهزة الإعلام المختلفة ( تليفزيون – إذاعة – صحف ومجلات – إنترنت ).
  • إعداد النشرات والمطبوعات الإعلامية الخاصة بالمناسبة وتوزيعها.
  • التنسيق مع وزارة الثقافة والإعلام لتغطية وقائع فعاليات المناسبة، وتخصيص رسائل تلفزيونية وإذاعية دورية خلال فترة المناسبة.
  • تولي الجوانب الإعلامية للمناسبة.
  • إعداد تقرير شهري عن فعاليات المناسبة.
  • إعداد تقرير ختامي وتوثيقي عن المناسبة.

 

 ثالثاً:الوحدة الفنية: 

المهام:

  • إنشاء موقع الكتروني فاعل للمناسبة. 
  • إصدار نشرة الكترونية وورقية متخصصة لفعاليات المناسبة وأخبارها.
  • تولى الجوانب الفنية للحاسب الآلى للأمانة العامة.

 

رابعاً: وحدة العلاقات العامة والتشريفات:

المهام:

  • تولى مسؤلية الاسكان والاستقبال للفعاليات المرتبطة بالأمانة العامة.
  • تتولى مسؤلية العلاقات العامة لشؤون اللجنة العليا والامانة العامة.
  • متابعة ما يخص عملها لدي اللجان الأخرى.

 

خامساً: الوحدة المالية:

المهـام:

  • تنفيذ الشؤون المالية والمحاسبية للأمانة العامة. 
  • تأمين المشتريات الخاصة بالأمانة العامة.
  • التنسيق مع اللجان الأخرى فيما يتعلق بالأمور الإدارية والمالية.       

 

سادساً: وحدة النشر والمطبوعات :  

المهـام:

  • إعداد الكتب والمطبوعات للأمانة العامة.
  • إحالة الكتب والدراسات العلمية المنشورة للأمانة العامة إلى اللجنة العلمية الاستشارية للمناسبة.
  • مراجعة الكتب والمطبوعات وتحريرها.
  • متابعة إجراءات النشر.

 

سابعاً: وحدة الشبـاب :

المهـام:

  • قتراح فعاليات وأنشطة للمناسبة تناسب فئة الشباب وتقديمها للأمانة العامة.
  • متابعة الفعاليات المتعلقة بالشباب.
  • التنسيق مع الجهات ذات العلاقة بأنشطة الشباب.

 

ثامناً: الوحدة النسائيـة :

المهـام:

  • الإشراف على أعمال الجانب النسائي للأمانة العامة.
  • اقتراح أي فعاليات نسائية لتنظيمها ضمن فعاليات المناسبة وتقديمها للأمانة العامة.
  • التنسيق مع الأقسام النسائية في الجهات الحكومية الأخرى ذات العلاقة فيما يتعلق بفعاليات المناسبة.